Mikrobiologian tuotantopäällikkö Anna Muotiala kertoo, miten päivittäisjohtaminen otettiin käyttöön SYNLABin laboratoriossa.

Päivittäisjohtamisen otettiin käyttöön SYNLABissa koronapandemian myötä. Koronatestauksen vaatimukset ovat tiukat: testitulokset on analysoitava tietyssä, tiukassa aikataulussa. Työhön tarvittiin uudenlaista lähestymistapaa.

Leanin opit käyttöön

SYNLAB Transformation System on SYNLAB Groupin tapa toteuttaa lean-ajattelua. Toimintatapa otettiin käyttöön myös SYNLAB Suomen laboratoriossa.

”Kävimme keskuslaboratorion tiimin kanssa tutustumassa yritykseen, jossa päivittäisjohtamista oli tehty jo pitkän aikaa. Lisäksi saimme konsultilta apua ruohonjuuritason käyttöönottoon”, mikrobiologian tuotantopäällikkö Anna Muotiala kertaa projektin alkuvaiheita.

Uuden toimintamallin käynnistäminen aloitettiin koronalaboratoriosta. Tiedonkulku ja prosessin jatkuva parantaminen tulivat entistä tärkeämmiksi asiakkailta tulleiden vaatimusten takia. SYNLABin koronalaboratorio palvelee asiakkaita 24 tuntia vuorokaudessa.

Jatkuva kehittäminen tavoitteena

Päivittäisjohtaminen näkyy laboratorion arjessa mm. visuaalisena infotauluna ja päivittäisinä sessioina. Joka päivä pidetään vähintään yksi, napakka, 5–15 minuutin pituinen tapaaminen, jossa laboratorion koko henkilökunta on paikalla. Koronalaboratoriossa sessioita on kahdesti päivässä. ”Päivittäisten sessioiden avulla vuorossa oleva henkilökunta saadaan kattavasti informoitua ajankohtaisista asioista”, Anna Muotiala sanoo.

Päivittäisjohtamisen sessioissa on käytössä SQCDP-taulut. Kirjaimet kuvaavat turvallisuutta, laatua, kustannuksia, toimitusaikaa ja henkilöstöä. Kaikille näille on asetettu seurantakriteerit , joita mitataan sekä niiden tavoitetasot.

”Päivittäisjohtamisen ajatusmaailmassa visuaalisuus on tärkeää. Taululle merkitään, onko päivä vihreä vai punainen”, Anna Muotiala kertoo.

Vihreäksi merkittynä päivänä asetetut tavoitteet on saavutettu. Punaisella merkittynä päivänä tavoitteita ei ole saavutettu.

Punaisen päivän kohdalle kirjataan myös, miksi tavoite on jäänyt toteutumatta. Pohditaan, mitkä syyt tähän ovat johtaneet ja mitä voitaisiin tehdä toisin, jotta sama ei toistuisi. Jatkuvan seurannan perusteella varmistutaan, että tarvittavat toimenpiteet toteutetaan niille asetetussa aikataulussa.

Päivittäisjohtamistaululla on nähtävillä myös pitkäaikainen seuranta siitä, miten SQCDP –tavoitteet on saavutettu. ”Seurannalla nähdään, mihin suuntaan ollaan menossa, olemmeko kehittyneet vai onko tullut huolia”, Anna Muotiala kertoo.

Nopea tiedonkulku etuna

Päivittäisjohtamisen selkeänä hyötynä on se, että tieto kulkee henkilökunnan kesken aiempaa paremmin ja uudet ohjeet saavuttavat työntekijät nopeammin.

”Työntekijöiltä olemme kuulleet hyvää palautetta: nyt tiedetään paremmin, missä mennään. Tiedonkulku on parantunut selkeästi, ja ongelmiin pystytään puuttumaan varhaisemmin.”

Päivittäisjohtaminen on kehittämisessä oiva työkalu. ”Olemme saaneet asioita eteenpäin aikaisempaa paremmin”, Anna Muotiala sanoo. Myös henkilökunnan osuus on kehittämisessä tullut näkyvämmäksi.

”Hyödyt näkyvät suoraan asiakkaille”

Päivittäisjohtaminen näkyy asiakkaille toimitusvarmuutena ja nopeina toimitusaikoina. ”Vaikka päivittäisjohtaminen onkin sisäistä tekemistä ja prosessien kehittämistä, näkyy tekeminen suoraan myös asiakkaalle. Myös asiakaspalvelusta tulevat palautteet käsitellään päivittäisjohtamisen sessioissa”, Anna Muotiala kertoo.

Päivittäisjohtaminen on johdolle hyvä raportointikanava: ylin johto saa hyvin strukturoitua tietoa siitä, mitä osastoille kuuluu. Myös tuotantojohtaja osallistuu silloin tällöin sessioihin. Etenemistä seurataan tuotannon johtoryhmän yhteisissä palavereissa ja päivittäisjohtamiseen tuodaan tarpeen mukaan uusia komponentteja. ”Päivittäisjohtaminen auttaa myös jakamaan tietoa konsernitasolla ylöspäin”, Anna Muotiala tiivistää.